「效率」是這個時代很重要的詞彙之一；講到效率就得提到「時間管理」。
因為效率和時間管理是如此的重要，所以坊間有大量探討的書籍可供參考，
本來就喜歡埋首在書堆理的妖孽也樂此不疲的在書本間鑽來鑽去。
從第一次看到時間管理到現在，雖然沒有詳細的紀錄，
但前後數來也有五年以上的時間了吧？
也不知道哪天有那麼個覺悟：
「讀了這麼久的時間管理，怎麼找不到有效的時間管理方式？」
這個問題是個大哉問，很難問出答案來，雖然很多的資料會讓人沈浸其中，
不過閱讀過後還是有無法著力之感，最後總是不了了之。
半年前適逢新的年度到來，幾件大事讓生活來了個大轉彎，
對生命的看法更深沈，對時間也越來越珍惜，所以想要再嘗試一次徹底的時間管理。
所謂徹底的時間管理就是讓自己能夠掌控狀況，而且可以達成自己想要的目標。
說來簡單，但是真正要執行起來卻是萬般瑣碎，困難重重。
不過下定了決心的事情總要完成，這種牛一般的固執在此時倒是個優點。
當時思路稍微整理，總覺得時間管理實在是一門大學問，
好像煮家常菜一般：人人能做，卻不能隨便都好吃。
既然如此，就從最傳統、最簡單的方式開始吧。
我就從「行事曆」開始著手。
行事曆也不是沒有用過，
從學生時代、保險人員的贈送、電腦行事曆軟體....各式各樣，
幾乎都用過，只是每每用不到幾個月就斷了，理由簡單又實際：「不好用。」
不好用的理由不外乎幾點：
1. 表格過於簡單：想忠實記錄任務狀況和內容會不敷使用
2. 表格過於複雜：分類太過詳細的表格會有許多部分用不上，
除了浪費，也使得畫面雜亂。
3. 功能太多：一堆很少用上的功能，
時區、郵遞區號、捷運（整年上不到台北幾次）...等。
4. 活頁設計妨礙書寫：活頁設計可以讓上述幾項缺點獲得改善，
卻導致左面不好書寫。
5. 太厚太重：曾經花大錢買了萬用手冊，封面雖有質感，卻增加了重量和體積。
我想每個人對於行事曆的需求都不太一樣。
對我來說，能夠「有效的時間管理」就行了。
其他的功能能省則省，後來自行設計的行事曆就是一本A5筆記本的重量和大小。
從尋找行事曆到自行製作行事曆的過程就不贅述了，
重點是一開始照著許多知名時間管理書籍的建議製作，發現「根本不實用」。
當然不是這些寫書的專家有問題，不過我也不認為自己不受教，
以前習慣責備自己能力不足，才無法複製這些成功人士的方法。
後來發現不是這個問題，而是「每個人適合的方法不一樣。」
想想看，如果把佐佐木木香的方法拿去給David Allen（GTD作者）使用會如何？
或者把David Allen的GTD拿給史蒂芬柯維，要求他照著做，效率是否一定會提升？
我想這類問題的答案是很難說清楚的，而且每個人都是各地知名的大師，
自然有自己的一套，另外一位的方法也不見得就適合自己。
很多人在時間管理的路上匍匐前進，效率不佳，
原因就在於沒有找到專屬自己的時間管理系統。
時間管理不應該只是一個方法，它必須自成一套系統。
它可以是GTD的變形，也可以是行事曆的應用，或者是數位工具的整合。
最重要的，它要適合使用者「長久」且「有效」的運作。
p.s. 本來想一篇寫完，後來發現命題太大，還是分段討論好了XD
前面有分享自製的行事曆檔案和簡單的製作過程，
承蒙許多網友看得起，目前檔案觀看次數過了五百大關。
不過有些網友對表格中的數字管理似乎有點疑惑，
鑑於數字管理是這本行事曆的精華，也是最獨特的部分，
所以針對數字管理多提供一些使用經驗。
每個人對自己的生活應該都有一個目標和憧憬，
會做時間管理代表著想完成某些事情。
偉大的成果總是累積在每天的點點滴滴中。
所以每天每週每月每年的檢視是必要的，
數字可以讓我們很清楚目前的完成狀況，
也因為數字無情，讓我們知道自己偷懶的多麼嚴重。
以下就用簡單的例子來說明我的用法：
上面這張圖就是行事曆週計畫表的左邊頁面，
月計畫表的數字部分是統計和分析為主，
只要週計畫的部分用得好，月計畫就能得心應手，
所以列舉每週每日的數字為主要說明。
Ⅰ﹑每日的時間分割表可管理四個數字
一開始我只有管理兩個數字，「當日業績」以及「客戶拜訪次數」。
對當時的工作內容來說，這兩個數字是我必須每天進行和注意的。
數字管理的首要工作就是
將「最重要」的工作找出來，每天記錄。
業務工作者可以照著我的使用方式，把業績和拜訪次數當作主要的數字來記錄。
如果是學生，可以設定每天要唸書的時間（例如每天讀幾個小時）或進度。
我還會用來記錄部落格發文的數量，看書的頁數以及運動的時間等等內容，
完全視個人需求調整。
不用堅持四格都要用到，當然，格子如果太少也可以自己用excel增加。
也可以直接在格子上輸入想管理的關鍵字，例如「業績」「運動」「讀書」，
記得字體顏色放淡一點，如下圖。
我目前的作法是用不同顏色的筆做區隔，因為自己會記得那一格代表什麼。
Ⅱ﹑每週將「最重要」的數字加總，記錄到左方的格子
每月的目標是不變的，
所以每個月檢視的時候可以預先將計畫中的數字寫到「月」右邊的空格。
「週」旁邊的空格則是用來檢視完成的進度，
每週將數字加總，記得加上前一週的數字，
如此一來可以看到離月目標還有多遠，方便作調整。
只要記錄「最重要」的數字即可，我一開始是記錄業績，
客戶拜訪次數是輔助性質，並沒有特別用來分析，
不過都有確實紀錄，要分析也是沒問題。
舉個例子：
假設目前最重要的目標是「運動減肥」，本月最重要目標是運動30個小時，
今天是七月13號，剛好又是星期日，要做每週檢視。
以每天運動一個小時計算應該要達成13個小時的目標，
但是因為下雨，睡過頭等等因素（總而言之就是懶XD），
到目前只達成了5個小時，
做每週檢視的時候就可以清楚知道距離目標8個小時。
要達成目標勢必要針對「每天運動一個小時」的行動計畫做調整，
如果每天多半個小時運動還有機會追上目標，
尋找資料之後發現「每天90分鐘」的運動量是ok的，不會影響健康，
也不會造成肌肉流失（有興趣請到批踢踢的FITNESS版爬文）
多半個小時也是可以達成的要求，
更何況七月有31天，扣掉已經過去的13天，還有18天，
勤勞一點應該可以達成目標，如此一來就可以針對目標在計畫上作調整。
數字管理還有一個好處，就是「避免不切實際的修正。」
我以前讀書計畫一落後，就會很想一口氣追回來，
結果往往是力竭而亡，最後把目標和計畫拋到腦後。
以上述的例子來說：
如果已經七月25號，但是距離目標還有18個小時，除非每天運動三個小時，
否則目標是無法達成了，但是這種運動量對一般人來說並不見得是好事，
所以可以馬上修正目標為「盡量做」「不要再偷懶」這一類能達成的目標，
否則不切實際的目標只會在結果揭曉的時候打擊自信而已。
如果是業務可以透過數字知道自己要不要加班多拜訪幾個顧客。
學生可以知道自己要不要再多點時間唸書，
或者可以和朋友約好去看個電影吃個飯，放鬆心情準備下一波的衝刺。
結論
管理是一門科學，能代表科學的最簡單符號就是數字，
結合數字作時間管理是我找到的時間管理方法中最適合我的。
時間管理對我來說類似一種修行，
無論如何，時間就是一天24小時，不管怎麼管都一樣，
所以根本沒有時間管理（或者人人都可以時間管理XD）
我們只能學著和時間好好相處，到最後會發現能管理的其實是自己，
自己的所作所為，都可以用簡單的數字記錄下來。
蘇格拉底：「未經檢視的生命不值得活。」
願大家都能找到檢視自己生命的好方法，
希望這篇文章對各位有幫助。
１﹑首先，請先買一本這樣的筆記本，這是行動記事本的衣服
這是我在金玉堂購買的價格，花了32塊錢
拆掉包裝後的樣子，蠻薄的
筆記本原始的內頁，25K（A5）大小，20孔，70磅模造紙
２﹑把行動筆記本的內頁印出來並切開，
檔案請到行事曆下載與使用範例
本篇網誌最後會補充影印時可能碰到的問題
３﹑準備打孔機，要打洞啦
打完洞的樣子，這款打孔機打出來的洞比較小
４﹑將行動記事本內頁裝進買來的筆記本
年計畫表
月計畫表
週計畫表
５﹑準備一張A4粉彩紙（不一定要粉彩紙，不過建議稍微有點硬度）
要做收納袋
將較長的一端折成A5的長度
再對折一次
打孔
裝上去
主要是收納薄一點的東西，像是名片、帳單或課表
收納袋後面保留原本的筆記紙張
這樣大概就大功告成了，因為是活頁的設計，可以隨時添加或刪減內容。
補充說明：
年曆的背面和月曆最後一張的背面都需要注意，必須自行排版，
如果不知道怎麼排，建議留白，還可以在上面塗鴉XD
缺點是會多出兩張紙的厚度
如果感覺太厚可以另外買大一點的塑膠圈，文具店都有；
或者把週計畫表的一部分抽掉，會寫在週記畫表的任務都已經確定詳細時間，
很少超過三個月，所以留三個月到半年的份量就很足夠了，
真的有許久之後的計畫可以寫在月計畫表的地方。
自行製作的成本如下：
筆記本封面：32
64頁的影印費用（每頁兩元計算）：128
A4粉彩紙：10（隨便估的，我是用家裡殘留的）
總計金額：170
時間成本：約3小時（包含喝飲料吃豆花帶小孩）
其他：在熱得要死又沒有冷氣的地方製作
本來是應朋友要求做一本，結果被老姐看到，再多加一本，
今天產量：兩本
成就感：無價
１﹑年計畫表：一年大概只用一次，做整年度的檢視
２﹑月計畫表：記載簡單的中程工作
３﹑月計畫表範例
４﹑週計畫表：行事曆最重要的部分
５﹑週計畫範例
p.s.因為相簿太大會被切掉，請各位到相簿去放大瞧瞧囉
行事曆檔案：http://www.badongo.com/file/10176115
解壓密碼：ptt-t-management
花了幾個月的時間研究和設計，再經過了幾次的改版，
終於製作了一本感覺完美的行動行事曆，
言語難以表達其萬一，還是利用相片說明，
主要的參考對象是佐佐木香的「活用記事本設定工作目標」。
- 行事曆的封面
- 年曆，因為使用六孔活頁紙列印，所以多了很多不必要的孔洞
- 月曆，列印的時候沒處理好，結果印反了，功能沒有影響
- 初版的時間分割表
- 改良之後的時間分割表，加上數字管理的空格
- 塑膠扣環
- 有活頁的彈性，但是沒有中間金屬扣環的干擾
成本大約150新台幣， 和類似的日本進口手帳動輒600大洋以上，
這本自製的行事曆算是物美價廉了。
和佐佐木香最大的差別就是在活頁設計的部分，
我堅持不捨棄活頁的彈性，因為這樣可不斷的微調行事曆功能。
這幾天忙著尋找2008的行事曆；
要做好時間管理，尋找一本適合的行事曆是絕對必要的，
但是逛遍了台中大大小小的書局卻接連的失望，
台製的行事曆都是專對上班族或業務員製作，
給我的感覺就是只有『工作』才需要作時間管理；
我卻是為了管理『生命』，
所以並沒有找到適合自己使用的行事曆。
乾脆，自己動手做。
就在內頁製作完成之後（利用excel製作），終於在誠品看到了很不錯的行事曆，
是日本進口的，售價650大洋，算是中高價位的行事曆，
不過既然我已經動手製作了，
就決定不買了（巫師則是把它買回家，準備在2008好好的發揮）
先說說我對行事曆的要求，
為了針對時間做徹底的利用，管理及記錄，
內頁一定要有時間分割表，
市面上有很多都有時間分割，但是台製的大多只到18點，
很好奇，難道18點之後就不用過日子了嗎？
還是這些製作發行的公司，在18點之後的生活是一片虛無呢？
對我而言一概不適用，日本進口的倒是有到24點，
我認為這樣才能真正的管理生活，而不是管理工作（或學業）。
我自己製作的部份則是製作到凌晨2點，
這樣方便我偶而熬夜，或者是錯過自己規定的睡眠時間。
還有一些我不喜歡的小細節，市面上的行事曆往往刻意忽略週末，
不是格子小，不然就是乾脆不製作，老話一句，難道週末不用過日子嗎？
再來就是需要一些能夠管理目標還有事業的基本表格，
每個人在不同的產業，需要的表格當然也會有所不同，
這些部份當不指望市面上能夠找到，自己做比較實際，
幸好這個部份只要一兩張就夠了，製作起來倒是一點都不困難。
除了內頁的小細節之外，
最重要的不外乎裝訂方式和封面製作了，
幾經思考以後，我還是決定用活頁的方式來裝訂，
這樣方便增減內頁，想怎麼改就怎麼改，彈性大了許多，
封面決定用布書套解決，
我特別喜歡這種質感，
不過市面賣的特貴，小小一塊布，簡單的裁縫賣到300，這還是最便宜的，
只好自己當起裁縫師，在家裡選個簡單好看的布，
做個簡單的裁縫（作法請google，很好用），幫自製的行事曆穿上衣服以後，
一本全手工的行事曆就完成了，
除了特別有成就感以外，
最重要的就是針對自己量身訂做，
每一個頁面都可以做最有效的利用，
雖然前後花了不少時間，
但是每年就做那麼一次，而且，
明年就不需要重新設計了，只要把既有的頁面印出來裝訂就大功告成，
我自己很滿意這樣的成果。
最後，我認為行事曆真的是不能妥協，
太多人的行事曆寫不到幾次就寫不下去了，
原因不外乎不適用，不好用，或者是單純不喜歡都使得時間管理的理想功敗垂成，
所以找個喜歡又適合的行事曆絕對很重要，
記得，市面買的行事曆一定要有一定量的空白頁（有沒有格子都沒關係）
這樣才能自製一些特殊表格貼在上面，
即使是市面買的也可以達到百分百的契合。
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