數字和時間管理

2008年7月13日 星期日

前面有分享自製的行事曆檔案和簡單的製作過程,
承蒙許多網友看得起,目前檔案觀看次數過了五百大關。
不過有些網友對表格中的數字管理似乎有點疑惑,
鑑於數字管理是這本行事曆的精華,也是最獨特的部分,
所以針對數字管理多提供一些使用經驗。

每個人對自己的生活應該都有一個目標和憧憬,
會做時間管理代表著想完成某些事情。

偉大的成果總是累積在每天的點點滴滴中。

所以每天每週每月每年的檢視是必要的,
數字可以讓我們很清楚目前的完成狀況,
也因為數字無情,讓我們知道自己偷懶的多麼嚴重。

以下就用簡單的例子來說明我的用法:



上面這張圖就是行事曆週計畫表的左邊頁面,
月計畫表的數字部分是統計和分析為主,
只要週計畫的部分用得好,月計畫就能得心應手,
所以列舉每週每日的數字為主要說明。

Ⅰ﹑每日的時間分割表可管理四個數字

一開始我只有管理兩個數字,「當日業績」以及「客戶拜訪次數」

對當時的工作內容來說,這兩個數字是我必須每天進行和注意的。

數字管理的首要工作就是

將「最重要」的工作找出來,每天記錄。


業務工作者可以照著我的使用方式,把業績和拜訪次數當作主要的數字來記錄。

如果是學生,可以設定每天要唸書的時間(例如每天讀幾個小時)或進度。

我還會用來記錄部落格發文的數量,看書的頁數以及運動的時間等等內容,
完全視個人需求調整。

不用堅持四格都要用到,當然,格子如果太少也可以自己用excel增加。
也可以直接在格子上輸入想管理的關鍵字,例如「業績」「運動」「讀書」,
記得字體顏色放淡一點,如下圖。



我目前的作法是用不同顏色的筆做區隔,因為自己會記得那一格代表什麼。



Ⅱ﹑每週將「最重要」的數字加總,記錄到左方的格子

每月的目標是不變的,
所以每個月檢視的時候可以預先將計畫中的數字寫到「月」右邊的空格。

「週」旁邊的空格則是用來檢視完成的進度,
每週將數字加總,記得加上前一週的數字,

如此一來可以看到離月目標還有多遠,方便作調整。

只要記錄「最重要」的數字即可,我一開始是記錄業績,
客戶拜訪次數是輔助性質,並沒有特別用來分析,
不過都有確實紀錄,要分析也是沒問題。

舉個例子:

假設目前最重要的目標是「運動減肥」,本月最重要目標是運動30個小時,
今天是七月13號,剛好又是星期日,要做每週檢視。

以每天運動一個小時計算應該要達成13個小時的目標,
但是因為下雨,睡過頭等等因素(總而言之就是懶XD),
到目前只達成了5個小時,

做每週檢視的時候就可以清楚知道距離目標8個小時。



要達成目標勢必要針對「每天運動一個小時」的行動計畫做調整,
如果每天多半個小時運動還有機會追上目標,
尋找資料之後發現「每天90分鐘」的運動量是ok的,不會影響健康,
也不會造成肌肉流失(有興趣請到批踢踢的FITNESS版爬文)
多半個小時也是可以達成的要求,
更何況七月有31天,扣掉已經過去的13天,還有18天,
勤勞一點應該可以達成目標,如此一來就可以針對目標在計畫上作調整。

數字管理還有一個好處,就是「避免不切實際的修正。」

我以前讀書計畫一落後,就會很想一口氣追回來,
結果往往是力竭而亡,最後把目標和計畫拋到腦後。

以上述的例子來說:

如果已經七月25號,但是距離目標還有18個小時,除非每天運動三個小時,

否則目標是無法達成了,但是這種運動量對一般人來說並不見得是好事,
所以可以馬上修正目標為「盡量做」「不要再偷懶」這一類能達成的目標,
否則不切實際的目標只會在結果揭曉的時候打擊自信而已。

如果是業務可以透過數字知道自己要不要加班多拜訪幾個顧客。
學生可以知道自己要不要再多點時間唸書,
或者可以和朋友約好去看個電影吃個飯,放鬆心情準備下一波的衝刺。

結論

管理是一門科學,能代表科學的最簡單符號就是數字,
結合數字作時間管理是我找到的時間管理方法中最適合我的。

時間管理對我來說類似一種修行,
無論如何,時間就是一天24小時,不管怎麼管都一樣,
所以根本沒有時間管理(或者人人都可以時間管理XD)

我們只能學著和時間好好相處,到最後會發現能管理的其實是自己,
自己的所作所為,都可以用簡單的數字記錄下來。

蘇格拉底:「未經檢視的生命不值得活。」

願大家都能找到檢視自己生命的好方法,
希望這篇文章對各位有幫助。

4 意見:

匿名 提到...

蘇格拉底:「未經檢視的生命不值得活。」
這句話你真的懂嗎?檢視一下自已的生命吧。

妖孽 提到...

這位連名字都不敢留的先生或小姐似乎很有體會,其實年輕人要說自己懂這句話是太自大,只不過深奧的話語不見得只能用在深奧的地方。
我倒是很願意聆聽閣下高見。
也希望能留個名號,不要藏頭露尾的,不然我的google analytics是免費服務,要追人不太容易呀

巫師 提到...

蘇格拉底在為自己辯護的演說中所說,
未經檢驗的人生並不值得活!
蘇格拉底並非是要去打壓全體,
任何人都能檢驗自己的生命與想法,
從而成為有價值的存在。
匿名者對於整篇文章就只挑這句出來丟一句話,真是牛頭不對馬嘴,真囧~

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您可以不回覆我,但您不能不關注這個大好機會

如有打擾之處~請見諒!