數字和時間管理

前面有分享自製的行事曆檔案和簡單的製作過程，
承蒙許多網友看得起，目前檔案觀看次數過了五百大關。
不過有些網友對表格中的數字管理似乎有點疑惑，
鑑於數字管理是這本行事曆的精華，也是最獨特的部分，
所以針對數字管理多提供一些使用經驗。

每個人對自己的生活應該都有一個目標和憧憬，
會做時間管理代表著想完成某些事情。

偉大的成果總是累積在每天的點點滴滴中。

所以每天每週每月每年的檢視是必要的，
數字可以讓我們很清楚目前的完成狀況，
也因為數字無情，讓我們知道自己偷懶的多麼嚴重。

以下就用簡單的例子來說明我的用法：



上面這張圖就是行事曆週計畫表的左邊頁面，
月計畫表的數字部分是統計和分析為主，
只要週計畫的部分用得好，月計畫就能得心應手，
所以列舉每週每日的數字為主要說明。

Ⅰ﹑每日的時間分割表可管理四個數字

一開始我只有管理兩個數字，「當日業績」以及「客戶拜訪次數」。

對當時的工作內容來說，這兩個數字是我必須每天進行和注意的。

數字管理的首要工作就是

將「最重要」的工作找出來，每天記錄。

業務工作者可以照著我的使用方式，把業績和拜訪次數當作主要的數字來記錄。

如果是學生，可以設定每天要唸書的時間（例如每天讀幾個小時）或進度。

我還會用來記錄部落格發文的數量，看書的頁數以及運動的時間等等內容，
完全視個人需求調整。

不用堅持四格都要用到，當然，格子如果太少也可以自己用excel增加。
也可以直接在格子上輸入想管理的關鍵字，例如「業績」「運動」「讀書」，
記得字體顏色放淡一點，如下圖。



我目前的作法是用不同顏色的筆做區隔，因為自己會記得那一格代表什麼。



Ⅱ﹑每週將「最重要」的數字加總，記錄到左方的格子

每月的目標是不變的，
所以每個月檢視的時候可以預先將計畫中的數字寫到「月」右邊的空格。

「週」旁邊的空格則是用來檢視完成的進度，
每週將數字加總，記得加上前一週的數字，
如此一來可以看到離月目標還有多遠，方便作調整。

只要記錄「最重要」的數字即可，我一開始是記錄業績，
客戶拜訪次數是輔助性質，並沒有特別用來分析，
不過都有確實紀錄，要分析也是沒問題。

舉個例子：

假設目前最重要的目標是「運動減肥」，本月最重要目標是運動30個小時，
今天是七月13號，剛好又是星期日，要做每週檢視。

以每天運動一個小時計算應該要達成13個小時的目標，
但是因為下雨，睡過頭等等因素（總而言之就是懶XD），
到目前只達成了5個小時，
做每週檢視的時候就可以清楚知道距離目標8個小時。



要達成目標勢必要針對「每天運動一個小時」的行動計畫做調整，
如果每天多半個小時運動還有機會追上目標，
尋找資料之後發現「每天90分鐘」的運動量是ok的，不會影響健康，
也不會造成肌肉流失（有興趣請到批踢踢的FITNESS版爬文）
多半個小時也是可以達成的要求，
更何況七月有31天，扣掉已經過去的13天，還有18天，
勤勞一點應該可以達成目標，如此一來就可以針對目標在計畫上作調整。

數字管理還有一個好處，就是「避免不切實際的修正。」

我以前讀書計畫一落後，就會很想一口氣追回來，
結果往往是力竭而亡，最後把目標和計畫拋到腦後。

以上述的例子來說：

如果已經七月25號，但是距離目標還有18個小時，除非每天運動三個小時，
否則目標是無法達成了，但是這種運動量對一般人來說並不見得是好事，
所以可以馬上修正目標為「盡量做」「不要再偷懶」這一類能達成的目標，
否則不切實際的目標只會在結果揭曉的時候打擊自信而已。

如果是業務可以透過數字知道自己要不要加班多拜訪幾個顧客。
學生可以知道自己要不要再多點時間唸書，
或者可以和朋友約好去看個電影吃個飯，放鬆心情準備下一波的衝刺。

結論

管理是一門科學，能代表科學的最簡單符號就是數字，
結合數字作時間管理是我找到的時間管理方法中最適合我的。

時間管理對我來說類似一種修行，
無論如何，時間就是一天24小時，不管怎麼管都一樣，
所以根本沒有時間管理（或者人人都可以時間管理XD）

我們只能學著和時間好好相處，到最後會發現能管理的其實是自己，
自己的所作所為，都可以用簡單的數字記錄下來。

蘇格拉底：「未經檢視的生命不值得活。」

願大家都能找到檢視自己生命的好方法，
希望這篇文章對各位有幫助。